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6 Passos para Organizar os Documentos

 

Quem já precisou de algum documento e não sabia onde encontrá-lo? O acúmulo de papéis e sua falta de ordem contribuem, e muito, para uma constante perda de tempo e muito estresse e falta de paciência para localizá-los. 

 

Vamos solucionar este problema? Você vai precisar reservar algumas horas do seu dia para realizar uma boa organização: atitude que fará grande diferença na sua rotina e na sua vida, seja pessoal, profissional e até, financeira.  

 

Conheça os 6 passos que irão transformar a sua rotina e acabar com a sua bagunça dos papeis:

 

1º Passo: O primeiro é querer mudança. Você precisa identificar a necessidade de pôr em ordem suas contas, seus documentos, sua papelada. Essa vontade de querer mudar é necessária para que você permaneça focado e determinado em organizar e ver o resultado final, pós organização. 

 

2º Passo: Utilize caixas! Faça uma limpeza de papeis em cada cômodo (quartos, salas, interior dos armários, gavetas, etc...). Tudo que estiver espalhado, pegue e separe para avaliação.  O seu objetivo neste passo é tirar tudo o que estiver espalhado e causando desordem na casa. 

 

3º Passo: Agora vamos começar a avaliar e separar. Primeiramente identifique os que podem ser descartados. Em seguida, separe os que precisam ser arquivados (guardados) e os que precisam ser resolvidos e podem ser delegados para terceira pessoa. 

 

 

Atenção: Seja cuidadosa e criteriosa na separação. Faça a seguinte pergunta: Isso realmente é importante e precisa ser guardado? Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. 

 

Ah, e se você tem dúvidas do tempo que deve guardar algum tipo de documento específico, vou te ajudar! O período para conservação das declarações anuais e também de outros documentos varia conforme a situação. Anote ai*:

  • Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: devem ser conservadas por cinco anos.

  • Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).

  • Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

  • Seguro: proposta, apólice e declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.

  • Convênio plano de saúde: o prazo é de cinco anos.

  • Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito: declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.

  • Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

  • Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura.

  • Notas fiscais e certificados de garantias: as notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

  • Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

  • Para sempre:

    • Documentos pessoais

    • Certidões

    • Passaportes

    • Escrituras

    • Carnês do INSS

    • Hollerites

    • Testamento.

Esses prazos são especificamente para problemas relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades podem ter regras próprias, ok!? (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, etc.).

 

4º Passo: Hora de categorizar. Isso mesmo. Categorizando você cria mecanismos facilitadores de busca ;) Pegue todos os documentos que foram separados para serem guardados e comece a separá-los conforme sua categoria, tema ou assunto principal. Precisa de uma sugestão? Então tá... Mas vale personalizar conforme a sua necessidade, ok!?

  • Impostos.

  • Seguros (de carro, casa, vida, invalidez, médico).

  • Bancos (contas bancárias, hipotecas, investimentos).

  • Propriedades (recibos relativos à casa, como reformas, decoração, objetos de valor, manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas).

  • Registros médicos e exames.

  • Diplomas e certificados.

  • Contas pagas (cartões de crédito, luz, água, telefone, etc...).

  • Contas a pagar.

Imagem: Pinterest

 

5º Passo: Tudo separado por categoria, agora vamos arquivar. Você precisa definir como vai guardar seus documentos (em arquivos, caixas, gavetas, etc.). Você deve optar pela forma que melhor se adapte as suas necessidades e seja mais fácil para você manusear. É lecal estabelecer um padrão, ok!? Definido isso, comece a organizar os documentos dentro das pastas e/ou do espaço escolhido. A pasta de contas a pagar deve ser colocado em uma pasta única e exclusiva para tal fim e deve ficar exposta e à mão (pode ser uma pasta sanfonada - aquelas com 12 divisórias, uma para cada mês do ano). Se facilitar, além da pasta física com os papeis, crie uma tabela no excel para controlar melhor seus vencimentos. 

 

 

6º e último passo: IDENTIFIQUE TUDO!!! Sabe aquelas famosas etiquetinhas? Então, essas mesmas... Adoroooo... Elas são essenciais para o processo de organização funcionar, pois facilitam a visualização e a memorização dos espaços, além de firmar a ideia no subconsciente de que "CADA COISA TEM O SEU DEVIDO LUGAR" e auxiliar na manutenção.

 

 Imagem: Pinterest

 

Agora que você já está "com a faca e o queijo na mão", tá na hora de agir. Começar a dar adeus ao acúmulo de papeis e a bagunça desenfreada, colocando tudo em ordem e descartando tudo que não tem qualquer utilidade. Torço para que você obtenha um SUPER SUCESSO na sua organização. E, espero, ter ajudado ;) 

 

Beijinhos e até o próximo post...

 

 

 

* Informações retiradas do site da Fundação Procon-SP (www.procon.sp.gov.br).

 

 

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