A Importância da Organização de Pastas e Documentos

O arquivo é a alma da empresa, nele estão todas as informações necessárias para sua sobrevivência. A necessidade da organização dentro das empresas é nítida. Elas precisam ter controle e registros organizados, viabilizando o andamento de seus processos internos, evitando resultados desastrosos e, muitas vezes, irreversíveis, devido à desorganização documental.

A finalidade da Organização de Documentos é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos, principalmente naquelas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

São vários os benefícios, destacando-se:

• Adequada organização física;

• Sistema de identificação;

• Padrão de arquivamento;

• Comodidade e agilidade nas consultas;

• Sigilo das informações;

• Preservação dos documentos;

• Descarte de documentos expirados ou desnecessários.

O processo de organização funciona da seguinte forma: o profissional de organização selecionará os documentos para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental. Após, são catalogados, facilitando o controle físico e a localização. Os arquivos já organizados são distribuídos em caixas, garantindo sua boa preservação. Através de um índice criado (pode ser uma planilha, um sistema, etc), é possível pesquisar e localizar os documentos armazenados.

Alguns itens precisam ser considerados para que toda esta organização funcione: planejamento, espaço físico, volume dos documentos, mobiliário, controle (sistema), pessoa responsável, manual de regras, classificação dos documentos, etiquetas sinalizadoras, etc.

Atualmente, o espaço físico vem se tornando cada vez mais oneroso para os escritórios. Por isso, vale a pena avaliar a possibilidade de trabalhar com a digitalização dos documentos e a organização digital.

Tem empresa, escritório ou apenas um home office? Comece hoje a colocar seus documentos em ordem e usufrua dos beneficios desta organização. Porque organizar faz bem!

Foto extraída do site www.supermercadodigital.com.br

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