Organização de Eventos: Por onde começar?
Quer organizar um workshop ou uma palestra e não sabe por onde começar? É claro que existem muitas peculiaridades, mas com organização e planejamento, você conseguirá fazer um pequeno ou grande evento.
Suas preocupações iniciais devem ser: receber quem irá ministrar a palestra, treinamento ou aula, conseguir materiais e definir local e data para o evento, além de organizar as atividades.
Workshops e cursos precisam contar com uma estrutura que favoreça seu desenvolvimento. Devem ser bem organizados e precisam oferecer conforto e qualidade ao público. Preocupe-se sempre em fazer o melhor! Vamos lá...
Faça um check-list.
Este é o primeiro passo para que você não esqueça nenhum item importante. A partir daí você começara todo o processo de organização do workshop.
A divulgação é fundamental.
Para se alcançar o número esperado de participantes, é preciso DIVULGAR. Flyers, cartazes em locais estratégicos, banners na internet, redes sociais são ótimas ferramentas para isso.
Segmente seu público e observe bem quem estará no evento.
Os objetivos, preços e palestrantes devem estar claros na divulgação.
Promova parcerias e busque patrocínios.
Realize um check-up.
O material a ser utilizado, precisa ser testado.
Verifique o material a ser fornecido para os participantes, o funcionamento de computadores, datashow, microfones, caixas de som, iluminação, ar-condicionado, etc. Isso evitará possibilidades de imprevistos.
Procure os fornecedores com certa antecedência, o que também vale para a produção do material para os participantes.
Monte um cronograma do evento e uma apresentação dos resumos do que será exposto.
Providencie blocos de anotação, canetas e pastas, pois além de serem úteis podem conter o logo do patrocinador e do evento.
A chegada.
É indispensável a realização do check-in. Ele serve para controle dos participantes que forem chegando, para a entrega do material e do crachá, bem como para contabilizar os faltantes.
Coffee Break: o momento da interação.
Ofereça um coffee-break de qualidade. Promova a interação entre os participantes, incentive a troca de ideias e o networking.
Para calcular a quantidade do que será oferecido, você precisa ter um o número de confirmados. Considere sempre aqueles participantes surpresas. Lembre-se de adequar o menu ao tipo de evento. Se for um evento que irá durar o dia inteiro, você precisará organizar um almoço, ou fazer uma lista de opções de restaurantes próximos ao local do evento para disponibilizar aos participantes.
A certificação.
Defina se os certificados do evento serão impressos e entregues aos participantes no final do mesmo, ou se serão enviados por e-mail. Lembre-se que com o avanço da tecnologia, está tornou-se uma opção bem utilizada, devido a grande agilidade e diminuição de custos.
Lembre-se o “feedback”.
Opiniões registradas de satisfação valem ouro. Crie formulários de opinião para disponibilizar durante o evento para os participantes.
Separe as declarações mais positivas e disponibilize em suas redes sociais, internet, etc. Isso irá favorecer novos workshops ou palestras que você decidir organizar futuramente.
Avalie as sugestões e considere as críticas como forma de amadurecimento e possibilidade de melhorias.